Allgemeine Geschäftsbedingungen

Ergänzung: Conference Service Dienstleistung

Nach rechtsgültiger Unterschrift der Vertragsparteien kommt zwischen dem Auftraggeber und der RWTH International Academy gGmbH (nachfolgend International Academy) der Vertrag zu den hier genannten Bedingungen zu Stande.

Das Conference Service der RWTH International Academy unterstützt – insbesondere Institute und Einrichtungen der RWTH Aachen sowie das Uniklinikum Aachen – bei der Planung und Durchführung von Bildungsveranstaltungen (Kongresse, Konferenzen, Seminare, Symposien etc.). Das Conference Service übernimmt als Veranstaltungsdienstleister alle notwendigen organisatorischen Leistungen – von der Veranstaltungslogistik, Rahmenprogramm, über das Finanz-, Teilnehmer -und Referentenmanagement bis hin zur Ausstellungsplanung. Unter Einbindung und Koordination professioneller Dienstleister kann ein komplettes und umfassendes Paket angeboten werden, welches auch ganz nach Wünschen und je nach Bedarf modular gebucht werden kann.

§ 1 Geltungsbereich

Soweit nicht anders ausdrücklich vereinbart, gelten für alle Leistungen (Konzeption, Organisation, Planung, Durchführung, Begleitung und Evaluation von Veranstaltungen und Vermittlung von Leistungen Dritter zur Durchführung von Veranstaltungen) zwischen dem Auftraggeber und dem Conference Service der RWTH International Academy gGmbH, Campus-Boulevard 30, 52074 Aachen (nachfolgend „International Academy“ genannt) diese „Allgemeinen Geschäftsbedingungen“ (AGB).

§ 2 Angebote und Vertragsabschluss

Grundlage des Vertragsschlusses ist das jeweilige schriftliche Angebot der International Academy, in dem die gewünschten Leistungen festgehalten werden. Die Angebote der International Academy sind freibleibend und unverbindlich und stellen eine Aufforderung an den Auftraggeber dar, die International Academy mit der Durchführung von Dienstleistungen zu beauftragen.

Die Institute und Einrichtungen der RWTH Aachen sowie das Uniklinikum beauftragen die International Academy über den internen Bestellprozess bzw. bei der Abteilung 7.3. „Einkauf und Zollangelegenheiten“.

Für externe Kunden – ohne RWTH-Zugehörigkeit- gilt folgendes:
Durch die Beauftragung mit der Durchführung der gewählten Dienstleistung gibt der Auftraggeber eine verbindliche Bestellung ab. Der Vertrag zwischen dem Auftraggeber und der International Academy kommt durch die schriftliche oder fernschriftliche Annahmeerklärung der International Academy zustande. Das gleiche gilt für Ergänzungen, Änderungen oder Nebenabreden. Lehnt die International Academy nicht binnen 4 Wochen nach Auftragseingang die Annahme ab, so gilt die Bestätigung als erteilt.

Eine auftragsgemäße Ausführungshandlung durch die International Academy ersetzt die Auftragsbestätigung. Durch die Inanspruchnahme der Dienstleistung von der International Academy erklärt der Auftraggeber die Annahme dieses Angebot und verzichtet auf einen Zugang der Annahmeerklärung.

§ 3 Leistungsumfang

Der Umfang der vertraglichen Leistungen ergibt sich aus der schriftlichen Auftragsbestätigung.
Änderungen oder Abweichungen einzelner Leistungen von dem vereinbarten Inhalt des Vertrages, die nach Vertragsabschluss notwendig werden, teilen die Vertragsparteien sich gegenseitig unverzüglich mit. Soweit dadurch Veränderungen der vereinbarten Vertragsinhalte nicht oder nur unwesentlich berührt werden, steht den Parteien – aufgrund dieser Abweichungen – kein Kündigungsrecht zu. Änderungen können jedoch zur Verschiebung von verbindlichen und unverbindlichen Leistungsterminen führen, die der Auftraggeber mit der Vertragsänderung akzeptiert. Sämtliche zusätzliche Kosten, die sich aus vom Auftraggeber gewünschten Änderungen ergeben, sind vom Auftraggeber zu übernehmen.
Zur Erbringung der Leistungen oder auf Wunsch des Auftraggebers ist es der International Academy gestattet Aufträge an Dritte zu vergeben. Der Abschluss der Einzelverträge erfolgt – wenn nicht anders schriftlich vereinbart – unmittelbar zwischen der International Academy und den Dritten und wird 1:1 weiterberechnet oder pauschal abgegolten.

§ 4 Pflichten des Auftraggebers

Der Auftraggeber hat der International Academy alle für die Auftragsdurchführung notwendigen Informationen unverzüglich zu erteilen. Verzögerungen aus fehlender Mitwirkung des Auftraggebers gehen nicht zu Lasten der International Academy.

Veranstalter im Sinne dieser AGB ist der Auftraggeber. Die International Academy tritt, soweit nicht ausdrücklich schriftlich anders vereinbart, nicht als Veranstalter auf.

Als Veranstalter ist der Auftraggeber verpflichtet, gegebenenfalls auch zusätzliche Maßnahmen zu ergreifen, um gesetzliche Vorgaben, wie den Jugendschutzvorschriften, Arbeitszeitschutz, Gleichstellungsvorgaben u. a. zu genügen und insbesondere in Absprachen mit Behörden erforderliche Genehmigungen u. a., rechtzeitig einzuholen und die Kosten zu tragen.

Der Auftraggeber verpflichtet sich – nach gemeinsamer Risikoprüfung und falls erforderlich – für die Veranstaltung eine Veranstalter-Haftpflicht-Versicherung abzuschließen.

Alle Veranstaltungsunterlagen (sowohl in physischer als auch digitaler Form wie z.B. Video- und Audiomaterialien) sind urheberrechtlich geschützt. Die Vervielfältigung, Weitergabe oder anderweitige Nutzung der Unterlagen sowie jeglicher durch die International Academy oder ihre Beauftragten zur Verfügung gestellter Dokumente, Grafiken, Bild- und Tonmaterialien sowie anderer Informationsträger ist nur mit ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung der International Academy gestattet.

§ 5 Zahlung und Verzug

Die anfallenden Kosten sind nach Rechnungserhalt fällig und ohne Abzüge per Überweisung innerhalb von 30 Tagen auf das in der Rechnung angegebene Konto zu zahlen.

Im Falle eines Zahlungsverzugs werden – nach einer kostenfreien Zahlungserinnerung – Mahnkosten fällig. Sollte nach dreimaliger kostenpflichtiger Aufforderung / Mahnung weiterhin kein Zahlungseingang zu verzeichnen sein, behält sich die International Academy rechtliche Schritte oder den Einsatz eines externen Inkasso Unternehmens vor.

Die Kosten des Zahlungsverkehrs gehen grundsätzlich immer zu Lasten des Auftraggebers. Dies gilt auch für Kosten, die durch den Zahlungsverkehr von Teilnehmergebühren (Nebenkosten Geldverkehr wie bspw. Kreditkartengebühren)
entstehen.

§ 6 Rücktritt

Die International Academy ist berechtigt, nach erfolgter fruchtloser Fristsetzung mit Rücktrittsandrohung, vom Vertrag fristlos zurückzutreten wenn:

Die vom Auftraggeber zu erbringenden Zahlungen (Nutzungsentgelte, Nebenkosten, Sicherheitsleistungen etc.) nicht rechtzeitig entrichtet worden sind, durch die Veranstaltung eine Störung der öffentlichen Sicherheit und Ordnung oder eine Schädigung des Ansehens der International Academy erfolgt, die für die Veranstaltung erforderlichen behördlichen Genehmigungen oder Erlaubnisse nicht vorliegen, der im Vertrag bezeichnete Veranstaltungsinhalt wesentlich geändert wird, das Insolvenzverfahren über das Vermögen des Auftraggebers eröffnet oder die Eröffnung des Insolvenzverfahrens mangels Masse abgelehnt wurde, gegen gesetzliche Vorschriften oder gegen behördliche Auflagen und Anordnungen durch den Auftraggeber verstoßen wird, der Auftraggeber seinen gesetzlichen und behördlichen – nur soweit diese in Verbindung mit der Veranstaltung stehen – oder vertraglich übernommenen Mitteilungs-, Anzeige- und Zahlungspflichten gegenüber der International Academy oder gegenüber Behörden, Feuerwehr oder Sanitäts- und Rettungsdiensten, der Vergnügungssteuer oder der GEMA bzw. GVL nicht nachkommt.

Macht die International Academy von ihrem Rücktrittsrecht Gebrauch, erwächst dem Auftraggeber kein Entschädigungsanspruch gegenüber der International Academy.

Führt der Auftraggeber aus irgendeinem, von der International Academy nicht zu vertretenden Grund, die Veranstaltung nicht durch, sind der International Academy bei einer Absage von:

• bis 3 Monate vor Veranstaltungsbeginn: 50%
• bis 1 Monate vor Veranstaltungsbeginn: 75%
• danach 100%

des vertraglich vereinbarten Auftragswertes zu leisten. Die Absage bedarf der Textform und muss innerhalb der genannten Fristen bei der International Academy eingegangen sein.

Zusätzlich sind vom Auftraggeber alle bei der International Academy bis zum Zeitpunkt der Absage der Veranstaltung entstandenen Kosten und Aufwände (insbesondere von Arbeitszeiten) zu tragen.

Der Auftraggeber ist berechtigt nachzuweisen, dass der International Academy ein geringerer Schaden entstanden ist. Soweit erforderlich, wird die International Academy die hierzu erforderlichen Auskünfte dem Auftraggeber nach vorheriger schriftlicher Aufforderung mitteilen.

§ 7 Haftung

Die International Academy als organisatorischer Dienstleister der Veranstaltung übernimmt keine Haftung für die Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit in Bezug auf die Veranstaltungsunterlagen, die Durchführung der Bildungsveranstaltung und deren Inhalte. Insbesondere übernimmt die International Academy keine Haftung für aus der Anwendung oder Weitergabe des im Rahmen von Bildungsveranstaltungen Erlernten und/oder Vermittelten möglicherweise entstehende Schäden.

Für Sach- und Vermögensschäden, die die International Academy zu vertreten hat, haftet sie, gleich aus welchem Rechtsgrund – nur insoweit, als ihr Vorsatz und/oder grobe Fahrlässigkeit zur Last fällt.

§ 8 Datenschutz

Die International Academy verarbeitet und speichert die im Zusammenhang mit der Teilnahme an einer Veranstaltung erhobenen Daten und gewährleistet deren Schutz dauerhaft.

Bei Beauftragung von Dienstleistungen, die mit persönlichen Daten Dritter zusammenhängen, wird ein Auftragsverarbeitungs-Vertrag nach DSGVO abgeschlossen. Teilnehmende werden während eines Anmeldeprozesses über die Datenverarbeitung durch die International Academy aufgeklärt und aufgefordert den Datenschutzhinweisen zuzustimmen.

§ 9 Höhere Gewalt

Die gegenseitigen Verpflichtungen der Vertragsparteien entfallen, mit Ausnahme der Kosten für bereits erbrachte Leistungen, in Fällen von höherer Gewalt, die sich als ein von außen kommendes, nicht voraussehbares Ereignis darstellt, das auch durch äußerste vernünftigerweise zu erwartende Sorgfalt nicht abwendbar ist.

Das nicht rechtzeitige Eintreffen von Dozierenden / Mitwirkenden oder von Teilnehmenden sowie schlechtes Wetter einschließlich Eis, Schnee und Sturm fällt nicht unter den Begriff „höhere Gewalt“.

Die International Academy hat das Recht, von dem Vertrag zurückzutreten, wenn eine Empfehlung des Bundes-, Landesgesundheitsministeriums, des Gesundheitsamts der Städteregion Aachen oder des Oberbürgermeisters ausgesprochen wird, diese Veranstaltung oder Veranstaltungen dieser Art abzusagen. Gleiches gilt bei entsprechender Empfehlung bei Terrorgefahr der jeweils zuständigen Stellen.

§ 10 Anwendbares Recht, Fremdsprache und Gerichtsstand

Die Geschäftsbeziehungen zwischen der International Academy und dem Auftraggeber unterliegen dem Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

Gerichtsstand ist Aachen soweit der Auftraggeber Unternehmer oder Kaufmann ist oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen.

Werden diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) in eine Fremdsprache übertragen, ist bei sprachlichen Unklarheiten immer die deutsche Version der AGBs ausschlaggebend.

Sollte eine Bestimmung dieser Geschäftsbedingungen ganz oder teilweise nicht rechtswirksam sein, berührt das die Rechtsgültigkeit der übrigen Vereinbarung nicht. Die Vertragsparteien vereinbaren, eine dem Sinn und Zweck dieser unwirksamen Bestimmung möglichst nahe kommender Ersatzbestimmung zu treffen.

Stand: Mai 2025